La réversibilité est un principe fondamental de l’archivage électronique : elle garantit à l’entreprise la capacité de récupérer l’intégralité de ses archives (documents, preuves, métadonnées, historiques) à tout moment, sans perte de valeur probante, et sans dépendance à une technologie ou à un prestataire particulier.
Principes clés pour assurer la réversibilité
- Récupération complète des données
Il s’agit de pouvoir extraire non seulement les documents eux-mêmes, mais aussi l’ensemble des éléments de preuve associés : métadonnées, empreintes, journaux d’événements, historiques d’accès et de traitement, etc.
- Indépendance technologique
Le SAE doit éviter les formats propriétaires et privilégier des formats standards, ouverts et pérennes (ex : PDF/A, XML, ISO 19005, ISO 32000) pour garantir que les archives restent exploitables, même après migration ou changement de solution.
- Lisibilité et valeur probante
Les archives récupérées doivent rester lisibles et conserver leur valeur probante : l’entreprise doit pouvoir prouver l’intégrité, l’authenticité et la traçabilité des documents, même après extraction.
- Traçabilité et documentation
Toute opération liée à la réversibilité doit être tracée : un rapport ou un dossier de preuve doit accompagner les archives restituées pour garantir leur conformité et leur historique.
Bonnes pratiques pour préparer la réversibilité
- Vérifier contractuellement la clause de réversibilité
Exigez, dès la contractualisation, une clause claire sur la réversibilité : modalités, délais, formats de restitution, coûts éventuels, accompagnement technique.
- Favoriser les formats standards et l’interopérabilité
Privilégiez un SAE qui utilise des formats ouverts pour les documents, les métadonnées et les journaux, afin de faciliter l’extraction et la réutilisation des données sur une nouvelle plateforme.
- Procéder à des tests de réversibilité
Effectuez régulièrement des tests d’extraction pour vérifier la capacité réelle à récupérer l’ensemble des archives et des preuves, et garantir la lisibilité sur d’autres systèmes.
- Documentation et assistance
Demandez au prestataire une documentation technique détaillée sur les procédures de récupération, ainsi qu’un accompagnement lors de la phase de migration ou de restitution.
En résumé
Assurer la réversibilité et la récupération des archives, c’est :
- S’assurer que toutes les données et preuves sont récupérables, lisibles et exploitables,
- Privilégier les formats ouverts et interopérables,
- Garantir la valeur probante après extraction,
- Encadrer contractuellement la procédure,
- Prévoir des tests et une documentation claire.
Ce principe protège l’entreprise contre l’obsolescence technique, la dépendance à un prestataire et garantit la maîtrise de ses archives sur le long terme.
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