L’intégration d’un Système d’Archivage Électronique (SAE) avec vos outils métiers (ERP, GED, SIRH, CRM…) est essentielle pour fluidifier les processus, garantir la conformité réglementaire et optimiser la gestion documentaire. Voici les étapes et points clés pour réussir cette intégration :
- Comprendre les rôles complémentaires des outils
- ERP/SIRH/CRM : Gèrent les processus métiers (comptabilité, RH, ventes, etc.) et génèrent des documents structurés (factures, contrats, bulletins de paie…).
- GED : Centralise, indexe, partage et facilite la gestion quotidienne des documents, avec des fonctionnalités de modification et de collaboration.
- SAE : Prend en charge la conservation à long terme, la sécurisation, la traçabilité et la valeur probante des documents finalisés.
- Utiliser des connecteurs et API standardisés
- Les principaux éditeurs de GED et d’ERP proposent des connecteurs ou APIs permettant une intégration native et sécurisée avec les SAE du marché (ex : Sage, SAP, Microsoft Dynamics, SharePoint, Alfresco…).
- Ces connecteurs assurent :
- L’extraction automatisée des documents finalisés depuis la GED ou l’ERP.
- Le versement sécurisé dans le SAE, avec récupération des métadonnées et des preuves associées.
- La traçabilité et l’acquittement des opérations (accusé de réception, URI d’accès depuis la GED ou l’ERP).
- Automatiser et fiabiliser les flux documentaires
- Automatisez le transfert des documents à archiver (par exemple : factures validées, contrats signés) depuis vos outils métiers vers le SAE, afin d’éviter les erreurs manuelles et les oublis.
- Mettez en place un mapping des métadonnées pour garantir la cohérence des informations entre les systèmes.
- Garantir la conformité et la sécurité
- L’intégration doit permettre de respecter les exigences légales (NF Z42-013, valeur probante, confidentialité, durée de conservation, etc.).
- Les droits d’accès, la traçabilité des actions et la sécurité des échanges doivent être assurés tout au long du processus.
- Bénéfices d’une intégration réussie
- Vision à 360° : Une gestion unifiée des documents et des données métiers, facilitant la prise de décision et la conformité.
- Réduction des doublons et des erreurs : Automatisation des flux, suppression des ressaisies et des risques de perte d’information.
- Productivité accrue : Accès rapide aux documents, processus fluidifiés, temps de traitement réduit.
- Traçabilité et sécurité renforcées : Suivi complet des documents, gestion des accès, conformité réglementaire.
- Conseils pratiques
- Privilégiez des solutions interopérables et ouvertes, compatibles avec vos outils existants.
- Impliquez les parties prenantes métiers, IT et conformité dès la phase de conception.
- Testez l’intégration sur des cas concrets avant le déploiement à grande échelle.
- Documentez les procédures et formez les utilisateurs aux nouveaux processus.
Contactez-nous pour aller plus loin
Vous avez des questions, des besoins spécifiques ou souhaitez optimiser votre stratégie d’archivage numérique ?
L’équipe Arclib est à votre écoute pour vous accompagner vers une solution de conservation pérenne et conforme aux normes les plus exigeantes.
Construisez un patrimoine digital durable : Contactez-nous dès maintenant.
