La DGTS, ou Documentation Générale et Technique du Système, est un document de référence essentiel dans la gestion d’un Système d’Archivage Électronique (SAE). Elle décrit de manière détaillée l’architecture, le fonctionnement, les procédures, les mesures de sécurité et l’organisation technique du SAE.
Rôle et contenu de la DGTS
- Description de l’architecture technique
La DGTS présente l’architecture du SAE : composants matériels et logiciels, redondance, disponibilité, gestion des pannes, etc. Elle explique comment le système assure la pérennité, l’intégrité, la confidentialité, la traçabilité et la réversibilité des archives.
- Procédures de sécurité et de gestion
Elle détaille les mesures de sécurité mises en place : gestion des accès, chiffrement, scellement, contrôle d’intégrité, gestion des incidents, procédures de sauvegarde et de restauration, etc.
- Organisation et exploitation
La DGTS précise l’organisation du service, les responsabilités, les procédures d’exploitation courante, la gestion des incidents, la maintenance et la gestion des évolutions logicielles et matérielles.
- Conformité et auditabilité
Elle constitue un support de preuve lors des audits, permettant de démontrer la conformité du SAE aux normes (notamment NF Z42-013), aux exigences réglementaires et aux bonnes pratiques du secteur.
Pourquoi la DGTS est-elle indispensable ?
- Elle garantit la transparence et la maîtrise du fonctionnement du SAE, tant pour l’exploitant que pour le client ou l’autorité de contrôle.
- Elle facilite la maintenance, l’évolution et l’audit du système.
- Elle est exigée par la norme NF Z42-013, qui impose une documentation complète et à jour du système d’archivage électronique.
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