Toutes les archives n’ont pas nécessairement besoin d’avoir une valeur probante. La valeur probante est indispensable lorsque les documents doivent pouvoir servir de preuve légale, être opposables à des tiers (administration, justice, partenaires, clients) ou répondre à des exigences réglementaires strictes.
Dans quels cas a-t-on besoin de la valeur probante ?
Vous avez besoin de la valeur probante dans les situations suivantes :
- Documents à valeur juridique ou contractuelle : contrats, avenants, décisions de justice, actes notariés, baux, etc. Ces documents doivent pouvoir être produits en cas de litige ou de contrôle pour prouver leur authenticité et leur intégrité.
- Documents fiscaux et comptables : factures, pièces justificatives, livres comptables, bulletins de paie. En cas de contrôle fiscal ou social, l’administration exige des documents à valeur probante, c’est-à-dire dont l’origine, l’intégrité et la date sont garanties.
- Documents RH et sociaux : contrats de travail, bulletins de paie, dossiers du personnel, où la législation impose des conditions strictes de conservation et d’opposabilité.
- Documents réglementés ou sensibles : dossiers médicaux, documents bancaires, documents d’assurance, où la conformité aux normes et la sécurité juridique sont requises.
- En cas de dématérialisation légale : si vous souhaitez vous affranchir du papier tout en conservant la même force probante, l’archivage à valeur probante devient incontournable.
Quand la valeur probante n’est-elle pas nécessaire ?
Pour les documents internes, de travail, de communication courante, ou pour des archives à simple valeur informative ou patrimoniale, la valeur probante n’est pas indispensable. Ces documents peuvent être archivés dans des systèmes moins contraignants, sans nécessité de garantir l’intégrité et l’authenticité au niveau légal.
Résumé
- Obligatoire : pour les documents devant servir de preuve, répondre à la loi, ou être opposables à des tiers.
- Non obligatoire : pour les documents sans enjeu juridique ou réglementaire fort.
Il est essentiel d’identifier, lors de la mise en place d’un SAE, quels documents nécessitent une valeur probante afin d’appliquer les mesures techniques et organisationnelles adéquates (horodatage, scellement, signature électronique, traçabilité, etc.).
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