• Tous les objets numériques déposés dans Arclib sont transformés en archives, qui sont ensuite stockées dans deux datacenters distincts.
    Ces deux datacenters sont distants et autonomes : tout événement affectant l’un n’impacte pas l’autre.
    Les archives font l’objet de contrôles d’intégrité réguliers et, si l’une des copies est altérée, elle est automatiquement réparée à partir d’une copie intègre.
    Le service Arclib a obtenu la certification ISO 27001, apportant une garantie supplémentaire sur l’importance accordée à la sécurité des données.
  • Les logiciels de SAE (Système d’Archivage Électronique) et de GED (Gestion Électronique de Documents) sont tous deux tournés vers la gestion documentaire, mais répondent à des objectifs différents.

    SAE : Archivage à long terme

    Le SAE a pour vocation de conserver sur le long terme des documents numériques, sans possibilité de modification. Sans limite de temps, il garantit tout au long du cycle de vie de l’archive l’authenticité, l’intégrité et la valeur probante des documents numériques conservés.

    GED : Gestion et collaboration

    À l’inverse, la GED est un logiciel dédié à la création, la modification, la recherche, la diffusion et la validation des contenus numériques. Ses fonctionnalités visent à favoriser le travail collaboratif et à améliorer la productivité.

    Ces deux outils ne s’opposent pas, mais se complètent :

    • La GED facilite la gestion et le partage des contenus numériques
    • Le SAE garantit l’authenticité, l’intégrité et la sécurité des documents dans le temps
  • Le CFN est un composant du SAE. Lorsqu’il est intégré à un SAE, on parle alors de CCFN.
    L’ensemble des mécanismes d’intégrité, de pérennité et de sécurité est assuré par le SAE. Le CFN, quant à lui, prend généralement en charge uniquement les processus de communicabilité et de traçabilité.
    Le CFN ne supporte donc pas la majorité des fonctionnalités standards d’un SAE, telles que :
    • Le gel des archives
    • La gestion du cycle de vie
    • Le scellement et les mécanismes de preuve
  • Les objets numériques déposés dans Arclib donnent lieu à la création de nouvelles archives.
    Pendant toute la durée de conservation, les archives peuvent faire l’objet de consultations ou d’exports.
    À l’issue de la durée de conservation, l’archive est bloquée par un workflow d’élimination, en attente de l’acceptation du sort final par le propriétaire.
    Suite à la validation du sort final, le workflow d’élimination est levé et l’archive est supprimée numériquement des supports de stockage Arclib.
  • Le SAE (Système d’Archivage Électronique) est un service permettant la conservation à long terme de tous documents électroniques ou biens dématérialisés. Au-delà de la simple conservation, le SAE propose plusieurs fonctionnalités clés :
    • Versement : dépôt des documents qui deviennent des archives
    • Recherche : localisation rapide des archives
    • Consultation : lecture du contenu des archives
    • Paramétrage : définition du cycle de vie des archives (indexation, contrôles, conservation…)
    • Intégrité : garantie de la non-altérabilité des archives tout au long de leur cycle de vie
    • Destruction : élimination définitive des archives au-delà de leur durée d’utilité
    Le SAE dispose de mécanismes permettant de prouver, à tout moment du cycle de vie de l’archive, que celle-ci est intègre et donc non altérée. Cette garantie lui confère une valeur probante suffisante pour être présentée à une autorité.

    Les valeurs fondamentales du SAE

    • Intégrité : garantie de l’authenticité de l’archive dans le temps, notamment par des mécanismes de scellement
    • Pérennité : assurance que l’archive reste lisible pendant toute sa durée de conservation
    • Sécurité : accès réservé aux personnes autorisées et protection contre la perte des archives
    • Traçabilité : maîtrise complète de toutes les étapes du cycle de vie des archives

    Normes et certifications

    Afin de garantir sa conformité aux bonnes pratiques, un SAE peut s’appuyer sur plusieurs normes et certifications, notamment :
    • La norme française NF Z 42-013 et sa certification associée NF 461
    • Le guide d’hygiène informatique de l’ANSSI (Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d'Information)
    • Les règles européennes eIDAS via la norme ETSI EN 319 401 (Electronic Identification and Trust Services)
    • Le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données)
  • Arclib propose trois différentes options pour le dépôt des objets numériques dans le SAE :
    • Via les IHM (Interface Homme Machine) : les objets numériques peuvent être versés dans le SAE par simple glisser/déposer en utilisant les interfaces standard du SAE.
    • Transfert par SFTP : les objets numériques sont transférés à Arclib via SFTP, puis, à une fréquence définie, injectés en masse par batch. Cette méthode est idéale pour de grandes quantités d’archives.
    • Utilisation d’API : les objets peuvent être déposés dans le service Arclib via les API mises à disposition de tous les clients.
  • La durée de conservation des archives peut être définie en tenant compte de plusieurs facteurs :
    • Règles métiers : les besoins spécifiques de votre organisation
    • Exigences légales et réglementaires : obligations liées à votre secteur
    • Besoins d'archivage patrimonial : conservation des documents historiques ou importants
    Une durée infinie peut également avoir du sens pour des archives patrimoniales ou historiques.
    Toutefois, cette durée de conservation doit tenir compte d’éléments économiques, car le stockage a un coût. Elle doit également respecter le RGPD : les données à caractère personnel ne peuvent être conservées au-delà de leur durée d’utilité administrative.
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