• Le SAE (Système d’Archivage Électronique) est un service permettant
    la conservation à long terme de tous documents électroniques ou biens
    dématérialisés. Au-delà de la simple conservation, le SAE propose plusieurs fonctionnalités clés :

    • Versement : dépôt des documents qui deviennent des archives
    • Recherche : localisation rapide des archives
    • Consultation : lecture du contenu des archives
    • Paramétrage : définition du cycle de vie des archives (indexation, contrôles, conservation…)
    • Intégrité : garantie de la non-altérabilité des archives tout au long de leur cycle de vie
    • Destruction : élimination définitive des archives au-delà de leur durée d’utilité

    Le SAE dispose de mécanismes permettant de prouver, à tout moment du cycle de vie de
    l’archive, que celle-ci est intègre et donc non altérée.
    Cette garantie lui confère une valeur probante suffisante pour être
    présentée à une autorité.

    Les valeurs fondamentales du SAE

    • Intégrité : garantie de l’authenticité de l’archive dans le temps,
      notamment par des mécanismes de scellement
    • Pérennité : assurance que l’archive reste lisible pendant toute sa durée de conservation
    • Sécurité : accès réservé aux personnes autorisées et protection contre la perte des archives
    • Traçabilité : maîtrise complète de toutes les étapes du cycle de vie des archives

    Normes et certifications

    Afin de garantir sa conformité aux bonnes pratiques, un SAE peut s’appuyer sur plusieurs
    normes et certifications, notamment :

    • La norme française NF Z 42-013 et sa certification associée NF 461
    • Le guide d’hygiène informatique de l’ANSSI (Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d'Information)
    • Les règles européennes eIDAS via la norme ETSI EN 319 401
      (Electronic Identification and Trust Services)
    • Le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données)

  • Une archive numérique est composée de documents nativement numériques ou
    dématérialisés, dont la conservation à long terme présente un intérêt ou une
    obligation pour son propriétaire.

    On peut identifier les différentes catégories d’archives suivantes :

    • Technique : archive nécessaire au bon fonctionnement d’un système d’information
    • Réglementaire : archive dont la conservation est régie par la loi
    • Patrimoniale : document dont la conservation possède une valeur historique ou stratégique
    • Probatoire : document pouvant être utilisé devant une autorité et dont l’authenticité ne peut être contestée

  • Le CFN est un composant du SAE. Lorsqu’il est intégré
    à un SAE, on parle alors de Composant Coffre‑Fort Numérique (CCFN).

    L’ensemble des mécanismes d’intégrité, de pérennité
    et de sécurité est assuré par le SAE.
    Le CFN, quant à lui, prend généralement en charge uniquement les
    processus de communicabilité et de traçabilité.

    Le CFN ne supporte donc pas la majorité des fonctionnalités standards d’un SAE, telles que :

    • Le gel des archives
    • La gestion du cycle de vie
    • Le scellement et les mécanismes de preuve

  • Les objets numériques déposés dans Arclib donnent lieu à la création de nouvelles archives.

    Pendant toute la durée de conservation, les archives peuvent faire l’objet de consultations ou d’exports.

    À l’issue de la durée de conservation, l’archive est bloquée par un workflow d’élimination, en attente de l’acceptation du sort final par le propriétaire.

    Suite à la validation du sort final, le workflow d’élimination est levé et l’archive est
    supprimée numériquement des supports de stockage Arclib.

  • La durée de conservation des archives peut être définie en tenant compte de plusieurs facteurs :

    • Règles métiers : les besoins spécifiques de votre organisation
    • Exigences légales et réglementaires : obligations liées à votre secteur
    • Besoins d'archivage patrimonial : conservation des documents historiques ou importants

    Une durée infinie peut également avoir du sens pour des archives patrimoniales ou historiques.

    Toutefois, cette durée de conservation doit tenir compte d’éléments économiques,
    car le stockage a un coût. Elle doit également respecter le RGPD :
    les données à caractère personnel ne peuvent être conservées au-delà de leur durée
    d’utilité administrative.

  • Arclib propose trois différentes options pour le dépôt des objets numériques dans le SAE :

    • Via les IHM (Interface Humain‑Machine) : les objets numériques peuvent être versés
      dans le SAE par simple glisser/déposer en utilisant les interfaces standard du SAE
    • Transfert par SFTP (Secure File Transfer Protocol) : les objets numériques sont transférés à Arclib via SFTP, puis,
      à une fréquence définie, injectés en masse par batch. Cette méthode est idéale pour de grandes
      quantités d’archives
    • Utilisation d’API (Application Programming Interface) : les objets peuvent être déposés dans le service Arclib via
      les API mises à disposition de tous les clients

  • Tous les objets numériques déposés dans Arclib sont transformés en archives, qui sont
    ensuite stockées dans deux datacenters distincts.

    Ces deux datacenters sont distants et autonomes : tout événement affectant
    l’un n’impacte pas l’autre.

    Les archives font l’objet de contrôles d’intégrité réguliers et, si l’une des
    copies est altérée, elle est automatiquement réparée à partir d’une copie intègre.

    Le service Arclib a obtenu la certification ISO 27001, apportant une
    garantie supplémentaire sur l’importance accordée à la sécurité des données.

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  • Les logiciels de SAE (Système d’Archivage Électronique) et de
    GED (Gestion Électronique de Documents) sont tous deux tournés vers la
    gestion documentaire, mais répondent à des objectifs différents.

    SAE : Archivage à long terme

    Le SAE a pour vocation de conserver sur le long terme des documents
    numériques, sans possibilité de modification.

    Sans limite de temps, il garantit tout au long du cycle de vie de l’archive
    l’authenticité, l’intégrité et la
    valeur probante des documents numériques conservés.

    GED : Gestion et collaboration

    À l’inverse, la GED est un logiciel dédié à la
    création, la modification, la
    recherche, la diffusion et la
    validation des contenus numériques.

    Ses fonctionnalités visent à favoriser le travail collaboratif
    et à améliorer la productivité.

    Ces deux outils ne s’opposent pas, mais se complètent :

    • La GED facilite la gestion et le partage des contenus numériques
    • Le SAE garantit l’authenticité, l’intégrité et la sécurité des documents dans le temps
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