Une convention d’archivage est un document contractuel qui formalise la relation entre une organisation (le client, souvent appelée « service versant » ou « autorité juridique ») et un prestataire ou service d’archives (le « service d’archives » ou « autorité d’archivage ») à qui est confiée la conservation des archives électroniques. Cette convention est un élément clé pour garantir la sécurité, la conformité et la traçabilité de la gestion des archives numériques.
À la différence d’un contrat de prestation d’archivage, qui encadre principalement la relation commerciale entre les parties (conditions financières, engagements de service, responsabilités contractuelles), la convention d’archivage décrit avant tout les règles et pratiques de gestion archivistique appliquées dans le SAE et est annexée au contrat.
Objectifs et contenu de la convention d’archivage
La convention d’archivage précise :
- Les rôles et responsabilités de chaque partie
Elle définit les obligations du service d’archives (conservation, sécurité, confidentialité, restitution ou destruction des documents) et du client (fourniture des archives, respect des formats, transmission des métadonnées…). - Les conditions de conservation
Elle détaille les modalités de stockage, la durée de conservation, les normes et exigences réglementaires à respecter (ex : NF Z42-013), ainsi que les mesures de sécurité mises en place pour garantir l’intégrité et la confidentialité des documents. - La traçabilité et l’auditabilité
La convention prévoit la traçabilité des opérations (versement, consultation, restitution, destruction) et la possibilité de réaliser des audits pour vérifier la conformité du service. - Les modalités de restitution ou d’élimination
Elle précise comment les archives pourront être restituées au client ou transférées à un autre prestataire, et dans quelles conditions elles pourront être détruites en fin de conservation. - La gestion des sinistres et des incidents
Elle prévoit les assurances, les procédures en cas de perte, de destruction accidentelle ou de divulgation d’informations confidentielles, ainsi que les modalités d’indemnisation éventuelle.
Pourquoi est-elle indispensable ?
- Sécurité juridique : La convention d’archivage protège les deux parties en clarifiant les engagements, les responsabilités et les recours possibles en cas de litige ou de manquement.
- Conformité réglementaire : Elle permet de démontrer que la conservation des archives respecte les exigences légales et normatives, notamment en cas de contrôle ou d’audit.
- Maîtrise du cycle de vie des archives : Elle encadre toutes les étapes, du versement à la restitution ou à la destruction, en passant par la gestion des accès et la traçabilité.
Exemple dans le cadre d’un SAE
Dans un SAE, la convention d’archivage peut concerner des documents sensibles comme des contrats, des pièces comptables, des dossiers RH, etc. Elle garantit que leur conservation sera conforme aux exigences de valeur probante, de sécurité et de confidentialité, et que l’organisation pourra récupérer ou faire détruire ses archives selon des modalités prévues à l’avance.
En conclusion
La convention d’archivage est le document qui encadre juridiquement et opérationnellement la conservation des archives électroniques dans un SAE. Elle définit les engagements, les responsabilités, la sécurité, la traçabilité et les modalités de restitution ou d’élimination, garantissant ainsi la conformité et la sécurité du patrimoine documentaire de l’organisation.
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