Un Système d’Archivage Électronique (SAE) est conçu pour garantir la conservation sécurisée, l’intégrité, l’authenticité et l’accessibilité des documents numériques sur le long terme, tout en assurant leur valeur probante.
Cas d’usages principaux
- Archivage légal et réglementaire
Conservation des documents imposée par la loi (factures, contrats, bulletins de paie, documents RH, pièces comptables, etc.), permettant de répondre aux contrôles administratifs, fiscaux ou sociaux. La loi du 3 janvier 1979 sur les archives encadre ces obligations. - Gestion des contrats et documents juridiques
Archivage des contrats signés, avenants, décisions de justice, actes notariés, avec garantie de valeur probante et traçabilité des modifications. - Dématérialisation des processus métier
En effet, le SAE s’intègre avec les ERP, GED ou applications métiers. Il archive automatiquement les flux documentaires générés : commandes, bons de livraison, rapports, etc. - Archivage des dossiers patients et données médicales
Le SAE conserve de manière sécurisée les dossiers médicaux, l’imagerie et les consentements. Ainsi, les établissements de santé respectent leurs obligations de confidentialité et de traçabilité. - Archivage de courriers électroniques et données numériques
Conservation des e-mails, bases de données, vidéos, fichiers audio, et tout document numérique ayant une valeur administrative, commerciale ou patrimoniale. - Gestion des durées de conservation et destruction contrôlée
Suivi automatisé des durées légales de conservation et gestion du sort final (destruction ou conservation prolongée), notamment pour les données personnelles. - Restitution et consultation à la demande
Recherche et mise à disposition instantanée des documents archivés, restitution à des tiers ou en cas de litige.
Secteurs d’activités concerné
Bien que tous les secteurs puissent bénéficier d’un SAE, certains domaines sont particulièrement concernés :
| Secteur d’activité | Exemples de documents archivés |
| Ressources humaines | Bulletins de paie, contrats de travail, dossiers salariés |
| Comptabilité et finance | Factures, bilans, pièces comptables, audits |
| Banques et assurances | Contrats, polices, relevés, documents réglementaires |
| Santé | Dossiers patients, imagerie médicale, consentements |
| Immobilier | Baux, actes de vente, diagnostics, mandats |
| Secteur public et collectivités | Délibérations, arrêtés, marchés publics, archives historiques |
| Transport et logistique | Bons de livraison, contrats de transport, rapports |
| Juridique et notarial | Actes, décisions de justice, dossiers contentieux |
En résumé, tous les secteurs qui produisent, reçoivent ou doivent conserver des documents à valeur juridique ou administrative sont concernés. Par ailleurs, la demande est particulièrement forte dans les domaines réglementés comme la santé, la finance, le secteur public et les RH.
Le SAE répond à des besoins transversaux de conservation, de sécurité et de conformité dans tous les secteurs, avec des cas d’usages particulièrement critiques dès lors que la preuve, la traçabilité et la pérennité des documents sont en jeu.
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